creer signature mailHello world!

Je n'ai jamais vraiment eu besoin d'écrire sur le sujet mais il semble que cela puisse intéresser du monde alors dans ce billet je vais essayer de vous expliquer comment créer facilement et en quelques minutes une signature pour votre client de messagerie. Ce billet s'adresse tout particulièrement aux utilisateurs de Thunderbird cependant les concepts abordés sont les mêmes pour les autres logiciels de messagerie comme outlook.

Autant dé-diaboliser la chose et être clair dès le départ, créer une signature mail est un jeu d'enfant pour peu que vous ayez quelques minutes de calme devant vous afin d'assimiler 2 ou 3 concepts de base. Je vous propose donc ci-dessous d'apprendre comment créer un fichiers contenant une signature puis voir comment l'inclure dans Thunderbird.

Text plein ou html??? That is the question !

Comme vous le savez certainement il est possible d'envoyer des mails de 2 façons. En html ou en texte plein:

Le format texte plein (plain text) ce n'est ni plus ni moins que du texte brut, cela a l'avantage d'être très léger lors de l'envoi et l'émetteur est assuré que la totalité des destinataires pourra lire le message tel qu'il l'a envoyé. L'inconvénient est qu'il est impossible de forcer une mise en forme (liens, couleurs, alignements etc.)

L'envoi de mail au format html permet quand à lui d'être un peu plus souple en matière de présentation en permettant l'inclusion d'images, la création de liens etc. (tout ce qu'il est possible de faire en html). Souci: le html est forcément plus lourd à envoyer et risque d'être mal interprété par les vieux clients de messagerie.

Il faudra donc adapter votre signature à votre façon d'envoyer des mails et vos interlocuteurs. Si vous communiquez exclusivement avec des admins réseaux ou de vrai geeks avec des messages en texte plein ceux-ci apprécieront sans doute la simplicité et l'efficacité d'une signature épurée allant à l'essentiel. Autrement vous pouvez considérer faire une signature un peu plus kikouflex en html.

Créer une signature simple:

Une fois ces infos assimilées entrons dans le vif du sujet: comment créer une signature?

01 - Sélectionnez un répertoire dans lequel sera stocké le fichier de signature.
02 - Dans ce répertoire créez un fichier texte que vous nommerez "signature.txt" ou "signature.html" selon que vous désirez une signature en texte plein ou html.
03 - Ouvrez maintenant ce fichier avec un éditeur de texte simple. Sous windows notepad2, gedit sous linux ou logiciels du genre feront amplement l'affaire.

Dans un premier temps saisissez dans votre fichier le texte suivant puis enregistrez le.

Citation :

Je lis le blog http://www.unblogdetrop.com


Note: Il est possible de saisir la signature directement dans thunderbird, cependant afin de pouvoir utiliser l'éditeur texte de mon choix et la modifier sans lancer Thunderbird je fais le choix arbitraire de l'enregistrer dans un fichier tiers.

Associer la signature à une adresse mail:

Nous venons de créer une première signature toute simple et nous allons voir comment l'insérer dans thunderbird:
- Ouvrez le menu: Outils->Paramètres des comptes
- Cochez l'option "Apposer la signature à partir d'un fichier (texte, HTML ou image)"
- Cliquez sur "Choisir" puis sélectionnez le fichier signature précédemment créé.

Vous pouvez maintenant visualiser le résultat en rédigeant un nouveau message.

Note: Si vous possédez plusieurs comptes de messagerie répétez l'opération pour chacun d'eux. Vous pouvez ainsi attribuer une signature différente en fonction du compte sélectionné. Lors de la rédaction d'un message si vous changer l'adresse d'expédition la signature change également automatiquement.

Quelques notions de html:

Bon ok c'est bien gentils tout ça mais c'est basique non? Je vous propose donc maintenant de faire un peu de html et d'apprendre comment mettre du texte en gras, italique, sauter des lignes, créer des liens et ajouter une image.

Nous allons apporter quelques modifications à notre fichier signature.html, saisissez le texte suivant puis enregistrez:

signature html

Regardez le résultat, cool non? Explications:

Le langage html est dit "balisé", c'est à dire que des balises vont permettre d'agir sur la mise en forme du texte. Dans notre cas:

- br/ : représente un saut de ligne
- i : le texte entre les balises i /i est en italique
- b : le texte entre les balises b /b est en gras
- a : le texte entre les balises a /a représente l'ancre du lien, remarquez l'attribue href qui permet de déterminer vers qu'elle adresse pointe le lien et l'attribue title qui représente le titre du lien affiché lors du survol de ce dernier.

Vous suivez? Ok, on essaye plus compliqué? Nous allons maintenant essayer de joindre une image: nous allons utiliser la balise img en modifier notre fichier signature comme indiqué ci-dessous:

signature html avec logo

Bien entendu je vous laisse corriger le chemin vers le fichier image en fonction de votre système d'exploitation et du nom de l'image choisie. Vous remarquerez qu'il est possible comme dans mon exemple d'utiliser une image stockée sur le disque dur. Lors de l'envoi du message l'image sera alors embarquée dans le mail de façon à pouvoir être visualisée par le destinataire. Afin de s'assurer que l'inclusion de l'image dans le mail se fasse correctement il est préférable d'utiliser un chemin absolue (complet partant depuis la racine du disque) et de bien renseigner l'attribue alt qui est le texte qui s'affiche si l'image ne peut pas l'être.

Vous pouvez également préciser un chemin sous forme d'url comme par exemple http://farm4.static.flickr.com/3005/2561670520_ee554ba14b.jpg. Selon les clients de messagerie l'image sera embarquée au mail ou gardera l'url d'origine. Thunderbird embarque les images dans le mail (je ne connais pas le comportement par défaut des autres logiciels de messagerie) autrement cela nécessite que pour visualiser correctement la signature le destinataire aient accès au net (agaçant dans le cas ou celui-ci travaille hors connexion).

Vous pouvez vérifier le résultat et vous devriez obtenir quelque chose qui ressemble à ceci:

signature html avec logo

Alors je vous l'avais dit: FACILE . Seule votre imagination n'a maintenant de limite pour faire une belle signature. Ceux qui veulent aller plus loin peuvent se lancer dans la création de tableaux et même inclure du CSS comme dans l'exemple ci-dessous:

signature table css
signature table css

N'hésitez pas à commenter si ce billet vous semble incomplet ou si vous avez des questions, j'espère en tout cas qu'il vous aura été utile.
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A propos de l'auteur:
Guillaume Jeantet: titulaire d'une licence pro et fort de quelques années d'expériences je suis administrateur système et développeur mais surtout un autodidacte dynamique et passionné. Je partage sur UBDT mes coups de coeurs et astuces.

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#1 Le par Steph
utilisant yahoo, j'utilisais pendant un temps l'option signature.
Je vois peu de signature dans les mails, a part ceux professionnels. J'en vois d'avantage sur les forums ou parfois les signatures sont 4 fois plus grosses que le message en lui même.
Y a t'il pour toi une taille de signature a ne pas dépasser ? ou est la limite du kikouflex comme tu dis ? ^^

En tous cas ton article est très bien rédigé et reste compréhensible et accessible. merci
#2 Le par Guillaume
Dans le monde professionnel la signature est souvent décidée par l'équipe dirigeante. Mise en place par un admin réseau car les utilisateurs ne comprennent pas grand chose au truc. C'est très bien ainsi dans la mesure ou cela permet d'uniformiser la façon de communiquer. Aussi la signature est un gain de temps substantiel car elle évite de réécrire chaque fois les informations importantes de contact tout en évitant les erreurs. C'est donc un élément de communication facile à réaliser et indispensable.

En ce qui concerne les forums c'est comme d'habitude une question interlocuteurs. On remarque de plus en plus d'admin qui interdisent les signatures ou alors ne les autorisent qu'à certaines conditions. Dans ce cas la on est de toute façon plus souvent dans un objectif "m'as tu vu" sans grand intérêt.

Concernant la taille de la signature je ne pense pas qu'il y ait forcement une limite, comme pour les forums c'est une question de respect de l'interlocuteur. Plus généralement il faut se demander quel est l'objectif de sa signature? La taille importe finalement peu dans la mesure ou les informations sont facilement accessibles / lisibles et que la signature remplie ses objectifs.

Pour répondre à ta question le kikouflex commence tout simplement quand on bascule dans des considération futiles. Est-ce que tu as besoin d'avoir dans ta signature un gif animé d'un singe qui bouffe une banane? La encore c'est très subjectif donc à chacun de décider de la limite à ne pas franchir.

Merci pour tes encouragements.

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